日ごろいろんなメールをやりとりをしている中で、あ、こういうメールっていいな、とか、これは自分でも使ってみよう、と思ったネタを書きとめてみます。
　
　
　
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【１】返信をもらうためにはタイトルに「宛名」を書こう。
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たとえば田中さんにデザイン案を確認してほしいなら
「デザイン案について」
　ではなく
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　田中さん　デザイン案ご確認ください
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というようにタイトルに名前を入れてみる。さすがにこう書かれるとスルーしづらいでしょ。あるいはCCに入ってたひとが、田中さん宛に確認メールきてましたよって注意を促してくれるかもしれない。
　

　
　
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【２】タイトルで目立たせたいところに、【】や★をつける。
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さきほどの
「田中さん　デザイン案ご確認ください」
で言えば
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　★田中さん★　デザイン案ご確認ください
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　【田中さん】　デザイン案ご確認ください
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って目立たせることで、メール洪水の中に埋もれにくくなる。ただしやりすぎるとスパムっぽいのでほどほどに♪♪♪
　
　
　
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【３】（×）（○）を使う。
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「打ち合わせの日程が変更になりました。１２月１３日ではなく１４日でお願いします。時間は変更ありません。」なんて重要な内容はだらだら書くと瞬時に読みとれず誤解のもと。
そんなときは
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　打ち合わせの日程が変更になりました。
　（×）１２月１３日（木）　１７時～
　（○）１２月１４日（金）　１７時～
　時間は変更ありません。
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って書いておくと伝達ミスが減る。
　
　
　
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【４】「要件は○点あります」と書いて各要点に（１）をふる。
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「お願いしたいことは、タイトル部分の色変更、これはもう少し濃い青にしてください。それからコピーの文言も修正があります。「お客様」ではなく「お客さま」にしてください。」
こんなメールも頭に入りにくい。
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お願いしたいことが２点あります。
（１）タイトル部分の色変更
　　　（×）薄めの青
　　　（○）もう少し濃いめの青
（２）文言変更
　　　（×）お客様
　　　（○）お客さま
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これならだいじょうぶ。まず最初に２点と書くことで、あ、２つあるのね、という了解がつくれるから。
（１）（２）手法は、箇条書きだけでなく、超長いメールにも有効。段落の頭ごとに数字をふっておくと、最後まで読まなきゃという気になってもらいやすい。
　
　
　
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【５】インデントや箇条書きを多用する。
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ざっとメールを見て読みづらいなあ、というときは、行頭にタブやスペースを入れることでメリハリをつける。
　　　その点、秀丸メールの「行頭のタブ文字で
　　　段落全体をインデントする」って機能がお
　　　そろしく便利なんだけれども、会社のルー
　　　ルでOutlookしか使えない・・・。
という感じで。メール文面をコピー＆ペーストして使おうと思うと余計な空白が入ってしまうというデメリットはあるものの、そもそもメールってある桁数で改行が入ってるものだから気にしない。
　
　
　
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【６】代名詞を使わず具体的に書く。
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「上記の件」って書かれると、何の件だっけって思ってしまう。「デザイン確認の件」って具体的に書いたほうがよい。何の件だっけなんて相手に考えさせたら負け。
「例の件」「そちらについては」なんてのも同類。瞬時に理解してもらうために代名詞を極力排除しよう。
　
　
　
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【７】署名をつける。少なくとも電話番号を書いておく。
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メールでやり取りをしていてもちょっと電話で確認したくなることはよくある。そんなときに署名がついていると名刺を探す手間が省けるのでうれしい。しかしメールの往復が続くと署名部分がジャマになって文脈を追いづらくなるのも事実。だからつい省きがち。
そんなときは
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　以上、ご検討よろしくお願いいたします。

　山本
　03-1234-5678
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ってくらいは書いておこう。相手が名刺を探したり携帯電話の電話帳を調べたりといった３分ほどの時間を節約できる。
　
　
　
　
えっと10個書こうと思ったけど、ネタが尽きたので今日はこのへんで。

＃　てな偉そうなことをアップしようと思った矢先に、某取引先に送ったメールがうまく伝わっていなかったことが発覚しがっくりとくる。メールはむずかしいですね。